Datenschutz im Hogrefe Testsystem Onlineportal

Das Prinzip „Der beste Datenschutz ist die Vermeidung schutzwürdiger Daten“ kann mit dem HTS umgesetzt werden. Es ist grundsätzlich nicht notwendig, schutzrelevante personenbezogene Daten im HTS zu erfassen. Lediglich das Alter in Jahren und Geschlecht sind für die Anwendung der zutreffenden Normen bei einigen Tests notwendig – die aber für sich genommen keine Identifikation einer Person ermöglichen. Die Identifikation der Person für den Diagnostiker kann über einen individuellen Code (z.B. eine Nummer in einer eigenen Probandenverwaltung) eingegeben werden. Die Dokumentation der Zuordnung „Ergebnis zu Person“ kann außerhalb des HTS erfolgen. 

Für die generelle Verwendung von Personendaten im diagnostischen Prozess (Eingabe von Namen, Geburtsdaten, Adressdaten, u.a. während der Testung) trägt daher der Diagnostiker die Verantwortung und muss die Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten einholen, bzw. den für ihn geltenden rechtlichen Rahmen berücksichtigen. 

Den datenschutzrechtlichen Löschverpflichtungen kann in HTS vollumfänglich entsprochen werden. Daten auf den Servern werden jedoch nicht automatisch gelöscht. Dies muss der Diagnostiker selbst tun bzw. aktivieren. Unter der Rubrik „Auswerten“ gibt es eine Lösch-Option für Personen; hierbei werden alle Messungen der gegebenen Person ebenfalls gelöscht. Im Supervisor-Login lässt sich außerdem eine automatische Löschfunktion für Personen und Testergebnisse aktivieren.

Die Daten werden automatisch in einem Backup-System archiviert, um sie bei Havarien wiederherstellen zu können. Um der gesetzlichen Nachweispflicht nachkommen zu können, empfehlen wir dennoch, den Ergebnisausdruck auf Papier oder elektronisch selbst zu archivieren.

Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch

Es wird besonderer Wert auf die vertrauliche Behandlung persönlicher Daten und die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen gelegt. Personenbezogene Informationen, die im Hogrefe Testsystem gespeichert werden, werden nur im Rahmen der hier aufgeführten Richtlinien verarbeitet. 

Die Verbindungen zwischen Client (Online-Portal Administrationsplatz) und Server (hogrefe-online.com) auf der einen, sowie Client (Testplatz) und Server (hogrefe-online.com) auf der anderen Seite, erfolgen ausschließlich über verschlüsselte SSL-Verbindungen. 

Um die Exaktheit und Sicherheit persönlicher Daten sicherzustellen und um unerlaubten Zugriff oder unsachgemäße Benutzung zu verhindern, werden aktuelle Sicherungsverfahren eingesetzt. Dazu zählen: 

• Verwendung von Form-based Authentification
• Datentransfer durch eine TLS-verschlüsselte Verbindung 
• Absicherung der Server durch Firewall-Systeme 
• Zugriff auf die Server ist auf Port 443 beschränkt 

Der Administrationsplatz (Online-Portal) wird durch eine eigene Benutzerverwaltung gesichert, welche sicherstellt, dass nur die vom Benutzer verwalteten Daten auch diesem Benutzer einsehbar sind. Der Hogrefe-Support kann keine Personendaten einsehen, ohne dass der Kunde dem zustimmt. 

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das HTS erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO und des BDSG. Es wird schon bei der Entwicklung besonderer Wert auf Datenschutzfreundlichkeit der Produktgestaltung und auf datenschutzfreundliche Voreinstellungen gelegt, um den Grundsätzen von „privacy by design“ und „privacy by default“ (Art.  25 DSGVO) gerecht zu werden. Im Ergebnis ist eine Verwendung von HTS gänzlich ohne die Erfassung personenbezogener Daten möglich.

Sämtliche mit HTS zusammenhängenden Verarbeitungstätigkeiten und internen Prozesse sind dokumentiert und werden regelmäßig überprüft. Um den Diagnostiker bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu unterstützen ist unter VI. die Übersicht der Verarbeitungstätigkeit gem. Artikel 30 Abs. 2 DSGVO dargestellt.

Alle Mitarbeiter werden regelmäßig zu den Anforderungen der DSGVO geschult und sind auf die Vertraulichkeit verpflichtet.

Sicherheit der Verarbeitung

Um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten, wurden für HTS angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um das Schutzniveau allzeit zu ermöglichen.

Hierbei werden insbesondere berücksichtig:

• die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
• die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
• die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
• ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Insofern Subunternehmer für die Verarbeitung von Daten zum Einsatz kommen, wurden diese sorgfältig ausgewählt, insbesondere unter besonderer Berücksichtigung der von ihnen getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz. Sie wurden vor der Beauftragung und während der Vertragslaufzeit auf die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der vereinbarten technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen hin kontrolliert.

Um Daten vor Verlust, Beschädigung, unerlaubten Zugriff und unsachgemäßer Benutzung zu schützen, wird das Hogrefe Online-Portal in einem Rechenzentrum gehostet und verfügt über eine redundante Datenanbindung.

Zu den organisatorischen Maßnahmen gehören:

• Lückenlose Überwachung von Betrieb und Zutritt, rund um die Uhr.
• „Remote Hands“ sind zu den Geschäfts-/Supportzeiten verfügbar.
• Zutritt zum Rechenzentrum erhalten nur berechtigte Personen. Der Zugang zum Rechenzentrum kann dann per Zugangskarte und Zugangscode erfolgen. Das gesamte Rechenzentrum und das Gelände sind rund um die Uhr Video überwacht und die Überwachung wird ununterbrochen dokumentiert.
• Das Rechenzentrum verfügt über eine USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) und kann damit auch im Falle längerer Stromausfälle von mehreren Stunden betrieben werden.
• Die Datenbanken werden kontinuierlich auf separater Hardware gesichert.

Die vollständige Liste der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO finden Sie unter IV. dieses Dokumentes.

Testschutz

Bitte beachten Sie, dass auch der Testschutz mit zum Datenschutz gehört. Wenn Tests für Fragestellungen eingesetzt werden, von denen eine Entscheidung abhängt, sollten die Items der Tests nicht öffentlich bekannt werden, da sonst Ergebnisse ggf. nicht verwendbar sind. Professionelle Testverfahren unterliegen kontrollierten Vertriebsbedingungen, die einen gewissen Schutz bieten. Dies gilt auch für PC-basierte Testverfahren. Wo immer möglich, sollten Sie wichtige Testdurchführungen unter kontrollierten Bedingungen durchführen. Dazu gehört 

• die Identitätsprüfung der Person (bei prüfungsartigen Anlässen, wenn die Person nicht persönlich bekannt ist), ebenso 
• wie die Beaufsichtigung der Testdurchführung (an entfernten Orten ggf. durch eine beauftragte Vertrauensperson und Verhinderung unerlaubter Hilfsmittel und Kommunikation). 

Weitere Informationen rund um den Testschutz und das Testen unter kontrollierten Bedingungen finden Sie hier.

Datenschutz-Folgeabschätzung

Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein Verfahren zur Sicherstellung und zum Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Art. 35 DSGVO verlangt eine DSFA, wenn die Form der Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen hat. Dies kann sich insbesondere ergeben durch:

• die Verwendung neuer Technologien,
• der Art,
• den Umfang,
• der Umstände und
• der Zwecke

der Verarbeitung personenbezogener Daten. Anhand der Kriterien in Art. 35 DSGVO wird eine sog. Schwellenwertanalyse durchgeführt, um zu ermitteln, ob eine DSFA für die zu prüfende Verarbeitung durchzuführen ist. In folgenden Fällen ist der Schwellenwert stets überschritten und eine DSFA ist durchzuführen:

1. Die Form der Verarbeitung, insbesondere die Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung hat voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge (Art. 35 Abs. 1 DSGVO).

2. Die Verarbeitung fällt unter eines der Regelbeispiele aus Art. 35 Abs. 3 DSGVO. Hierzu zählen:

• Die systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte natürlicher Personen, die sich auf automatisierte Verarbeitung einschließlich Profiling gründet und die ihrerseits als Grundlage für Entscheidungen dient, die Rechtswirkung gegenüber natürlichen Personen entfalten oder diese in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.
• Die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art.9 Abs.1 DSGVO oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art.10 DSGVO.
• Die systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche.

3. Die Verarbeitung befindet sich auf einer Liste nach Art. 35 Abs. 4 DSGVO.

Unter Umständen muss der Diagnostiker als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Nutzung von HTS eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchführen. Hogrefe als Auftragsverarbeiter ist nach Art. 28 Abs. 3 f) DSGVO verpflichtet, den Verantwortlichen bei der Durchführung der Datenschutz-Folgeabschätzung zu unterstützen. 

Die genauen Umstände der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Diagnostiker im HTS und eventuell damit verbundene hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen kann Hogrefe nicht antizipieren. Für die Datenschutz-Folgeabschätzung ist nicht nur der Verarbeitungsvorgang innerhalb des HTS, sondern auch Vorgänge, die außerhalb des HTS beim Diagnostiker im Rahmen der Durchführung der Tests stattfinden, von denen Hogrefe weder Kenntnis hat noch Einfluss darauf nehmen kann.

Grundsätzlich ist es möglich, das HTS gänzlich ohne die Erfassung personenbezogener Daten zu nutzen, so dass ein hohes Risiko nahezu ausgeschlossen werden kann. Es ist andererseits auch möglich personenbezogene Daten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten innerhalb des HTS zu verarbeiten. Dies liegt in der Verantwortung des Diagnostikers.

Sollte daher der Diagnostiker als datenschutzrechtlich Verantwortlicher zur Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung verpflichtet sein, wird in diesem Dokument unter den Ziffern II. 2. bis 6. sowie IV. und V. eine Vielzahl von geeigneten Gegenmaßnahmen dargestellt, um etwaige Risiken auf ein adäquates Niveau zu senken. Diese Maßnahmen werden von Hogrefe kontinuierlich geprüft und weiterentwickelt. Es ist weder zu erwarten, dass hohe Risiken für die betroffenen Personen durch die Nutzung des HTS eintreten, noch dass eine Pflicht zur vorherigen Konsultation einer Aufsichtsbehörde nach Art. 36 DSGVO besteht, soweit die genannten Abhilfemaßnahmen durch den Diagnostiker ergriffen werden.